新卒2年目

2021/5/10

社会人2年目で会社を辞めたと思っている方の選択肢について

社会人2年目で会社を辞めたいと考えている方が、本稿で書かせていただいたことも踏まえて悩んだ結果、やはり辞めたいという思いが変わらなかった場合、

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新卒の適応障害

2021/4/17

新卒の方が適応障害になった場合の相談先と解決方法

入社後まもなく適応障害の症状が出た場合に誰にどのように相談したらいいか分からないということがあります。どのように解決していくのがいいのか。

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新卒退職言いづらい

2021/4/15

新卒が退職の思いを会社に言いづらい時の解決方法

企業人事である筆者がお薦めする新卒の方が退職を言いづらい場合に取るべき唯一の行動は、

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退職したいあなた

2021/4/10

仕事を辞めたいと思う新卒のあなたへ【入社1ケ月編】

あなたにとって「耐えられない」という感情がすぐに頭に浮かぶ状況であれば思い切って考え方を変えてみましょう。

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dx

2021/4/7

人事分野のDX(デジタルトランスフォーメーション)の本質とは

人事の業務は収益とは直結しないと思われがちですが、大げさに言えば人事のDXは企業の収益向上に繋がるといっても過言ではないと

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限定正社員の限定性

2021/4/5

限定正社員の限定性と能力についてのよくある誤解

限定正社員というくらいですから何かが限定されているんですね。この限定正社員の限定性についてはよく誤解が生じます。限定正社員は

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well_being

2021/4/5

Well being(ウェル・ビーイング)を人事の視点で考えると

Well beingつまり幸福や社会的に良好な状態を意味する概念について、なぜ一介の企業人事が書こうというのか。社員と関わることを本職としている企業人事としては

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人事と現場の溝

2021/3/30

人事は現場を知らない?管理部門と現場に生じる溝について

人事の視点から管理部門と現場部門とに生じる溝についての現実を書いてみたいと思います。この溝を埋める解決手段は、

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人事の本音

人事情報管理の実態についての残念なお知らせ

こんにちは人事の夏沢です!

人事にまつわる様々なことを書かせていただいておりまして、時に人事の本音、時に人事の舞台裏、時に給料や出世のポイントなどについて、企業人事ならではの視点でブログを書いております。

就活、転職、給与、労務などはそれぞれカテゴリーを設けておりますのでぜひご覧ください。

【筆者について】企業での人事部門を10年以上経験しています。

採用、研修、評価、給与、社保など人事系の実務は網羅。

人事についての経験は僭越ながら豊富でありますよ。

制度設計や企業合併の実務も経験しています。

さて、今回は「人事情報の管理」についてです!!

いやぁ、我ながら題材が地味。

そう、今回は地味な話題になってしまいました。それでもこれも人事という業務の実態です。人事の業務は採用とか、人事制度とか、人事評価とか、人材育成とかそんなイメージしやすい業務だけではないんですね。

読み物としては実に地味! でもそれが企業人事のリアル。

ということで「人事情報の管理」について、ぜひご参考にしてください。

地味かもしれませんが役に立つ情報ですよ。

人事情報は超取り扱い注意の代物

企業人事の業務の中にはいくつも種類があります。

以前、別の記事で労務管理について書きましたが、人事の仕事は大枠で労務管理と人事管理という形で業務内容が区分される場合があります。
人事管理というものが正式用語である訳ではありませんが、概ね社員の採用から退職や解雇までの管理、人事考課や異動・配置などを管理したり、運用したりする業務のことを指します。みなさんが「人事」と聞いてイメージする業務かもしれません。

いわゆる社員の入社から教育、配置、異動、昇格、昇進などを「管理」するという事について必要不可欠になってくるのが人事情報です。人事管理業務を進めるにあたっては社員に関する様々な情報が必要になります。

ここでいう人事情報とは、まず次のような基礎情報があります。

人事の基礎情報

氏名や生年月日

現住所

家族や扶養有無

学歴や職歴

これに加えて給料や様々な手当、源泉徴収事務のことまで含めると次のような情報も必要です。

こんな情報も必要

銀行口座

賃貸住宅の家賃(住宅補助の要件確認)

住宅ローンの額(年調)

加入している保険の内容(年調)

マイナンバー

軽くここに挙げただけでも、なんと分かりやすい個人情報でしょうか。

完全に超取り扱い注意の代物ですね。

人事情報、システムで管理する?紙で管理する?

企業に就職するとき様々な入社書類の提出を求められます。

提出先が対企業ということでみなさん安心して提出していることと思いますが、提出した後このような取扱い超注意レベルの個人情報がどのように管理され、使用されているか気にしたことはあるでしょうか。

人事情報の管理もシステム化が進んでいます。

紙で管理するには取扱い人数にも限界がありますから、だいたい数百名規模になれば何らかの人事情報管理システムを導入しています。

人事情報管理システムの導入メリットは、情報の検索や出力もサッと出来ること。

いちいち紙のファイルを引っ張り出す必要がありません。

また、閲覧権限なども設定出来ますし、セキュリティ面もしっかりしているものがほとんどです。

問題は紙で回収した人事情報を誰がどのように人事情報管理システムに入力していき、人事異動などがあった際に誰がどのように書き換えて行くのかなどの運用面です。

これを明確にしておかないと次のような問題が生じます。

人事情報管理でありがちな問題

人によってシステムに入力する内容や表現が異なる

人によって使用する項目が異なる

新しい情報と古い情報が混在した状態になる

こうなると人事情報を検索したり、資料を作ったりしようとしても内容がバラバラだったりマチマチだったりして、もはや人事情報のデータベースとして機能しません。

どこまでが正しくてどこからが未更新なのかを探す方が手間になってしまい人事情報のデータベースとして機能しないだけでなく、結局紙の資料をひっぱり出して資料を作るなどの手間が何度も発生し、むしろヘタにデータで管理したことが紙で管理している以上に足を引っ張ることになります。

逆に紙で人事情報を管理している場合の問題点を挙げると

紙による人事情報管理の問題点

物理的な保管に手間が掛かる

保管する場所の確保と安全性

紛失の可能性

特に紛失の可能性については様々なケースが考えられます。

履歴書をデスクの上に置きっぱなしにしたり、印刷した職歴書をコピー機に置きっぱなしにしたり、後ろを通る社員から見られる可能性がある場所で給料の確認をするなど、担当以外の社員に知られたり、見られたりしてはいけない情報であっても日常業務のなかで情報漏洩のリスクはいくらでもあります。

データ化してもリスクはゼロにはなりませんが、いくらかはマシになるとは思います。

人事情報管理の実態についての残念なお知らせ

さて、ここからが企業人事の本音と現実。

人事情報の管理で最も重要なことは、結局人事担当の個人の意識と対応です。

人事担当になった当初は、「こんな重要な情報は慎重に丁寧に扱わねば」と緊張するものです。

これがしばらくして業務が忙しくなると、情報の取扱いにすっかり慣れてしまって、先程挙げたようにデスクに履歴書が散乱していたり、見られてはまずい台帳をPCに映しっぱなしの状態で席を離れてしまったりということが起こります。

これは結局紙による管理とかデータによる管理とか関係なく、人事担当の意識による訳です。悪用しようとすればいくらでも出来る大変な内容の人事情報。

実は、その管理や取扱いの実態はかなり脆弱です。

個人情報取扱規程とか、マイナンバーに関する特定個人情報取扱規程などにより、その取扱い方法や保護の仕方はこれでもかというくらい規定されていると思いますが、社内で何人の人がこれを全て読み、内容を理解し、そのとおりに遵守しているでしょうか。

たぶん端から端まで遵守している人は一人もいないと思います。

つまりは個人情報を一つひとつ規定どおり取り扱うなんていうのは綺麗ごと。

情報の漏洩や紛失に注意はするもののどんなに重要な情報であってもその取扱い方法は、担当の性格や意識に大いに左右されているのが現実です。

みなさんの頭の中に社内の人事担当者を思い浮かべていただき、「あいつはそういう取扱いには向いてないな」と思い当たる人物がいれば要注意。

残念な情報管理実態になっている可能性があります。

何かのキッカケでその裏付けを取れれば、それは職務怠慢どころかコンプライアンス違反レベルとなります。疑ってみて下さいとは言いませんが、膨大な情報の取扱いは理想や綺麗ごとだけでは片付けられないという現実があります。

超重要情報を扱う人がみんな聖人とは限らない

ネットで調べれば「人事情報管理システム」はいくらでも出てきます。

たぶんどのシステムも優れた機能のことがたくさん書いてあることでしょう。

しかし、人事情報管理の根本的な問題は充実した機能面にあらず、結局人に集約されるのです。

人事情報管理システムを導入して、正しくかつ効率よく情報管理を行うことと、人事担当の意識向上と緊張感の維持、この両方が揃って初めてよい人事情報管理が出来ると思います。

人事情報は、超重要資料でありますが、その取扱い現場には理想と現実があります。

故意に情報を漏洩するようなことがあれば完全アウトですが、故意ではないからセーフというものではありません。

しかし、超重要情報を扱う社員は全員もれなく聖人でしょうか。

自社の人事情報管理体制が危ういと感じる様なら可能な範囲で監視や牽制をすることをお勧めします。煙たがられるとは思いますが、結局そういう行為こそが重要な情報を守ることに直結します。

記事の冒頭に書いた様に、まぁ今回は題材が地味!

でも内容は大切ですし、企業人事の業務の現実に触れています。

きっと本記事をご覧いただいて思い当たる節がある方もいらっしゃると思います。システム化により便利になっても情報を取り扱う主体は担当者です。人事も長く経験していると個人情報そのものに慣れてしまいます。社員から大切な情報を預かる人事としては、誰よりもスマートにかつ厳重に個人情報を取り扱うということの重要さを常に意識しておかねば失格なのであります。






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